Felaktiga utbetalningar kan ställa till det, både för den som gör dem och för den som tar emot dem. Och det handlar inte bara om att pengarna försvinner. För företag med många transaktioner kostar det både tid i anspråk för medarbetaren, badwill för företaget och i värsta fall att pengar går förlorade. Men det finns enkla lösningar...
Som ekonom är det självklart att du håller koll på transaktionerna i företaget. Trots det blir det fel på i genomsnitt 42 betalningar i månaden i varje svenskt företag. I förlängningen handlar det om stora summor pengar när det bryts ner i arbetstid för manuell spårning, eventuella kreditnotor eller återkrav, och även risker med att det hamnar pengar på fel konton i fel bolag.
– Det är lätt hänt att råka betala en faktura i euro i stället för i kronor, eller att du plötsligt avviker från det normala betalmönstret genom att betala mer till en leverantör än vad du vanligtvis brukar göra. Det kan bero på att fakturan scannats in oriktigt eller helt enkelt blivit felaktigt manuellt registrerad. Det är helt enkelt omöjligt att som människa ha full kontroll på varje enskild transaktion som genomförs, säger John Andersson, Managing Director på Inyett.
Inyett finns för att skapa ett säkert och kontrollerat finansiellt klimat för organisationer och människorna i dem. Med över 1 000 organisationer som kunder inom både offentlig och privat sektor, analyseras över 50 miljoner transaktioner om året till ett värde av 1 200 miljarder kronor. Det skapar insikter och statistik när det kommer till risker kopplade till betalningar och leverantörer.
John fortsätter,
– Även om varje enskild överföring som våra kunder genomför inte behöver vara jättestor, så rör det sig om ett stort antal betalningar per företag. Vi jobbar med företag och organisationer som hanterar från 5.000 upp till 1,5 miljon transaktioner per år. Det omöjligt att hålla koll på för en individuell medarbetare på en ekonomiavdelning.Systemet flaggar för felbetalningar och larmar för misstag som du kan göra från leverantörsreskontra, såsom dubbelbetalningar eller om du blir utsatt för ett bedrägeri internt eller av ett externt bluffbolag. I genomsnitt uppskattas två till tre miljarder kronor gå till bluffbolag varje år.
– Den typen av brottslighet måste alla hjälpas åt att få stopp på. Genom att ha ett system som tydligt säger ifrån när något blir fel så bidrar man till att stoppa den ekonomiska kriminaliteten mot svenskt näringsliv och offentliga organisationer.
– Ett annat exempel, berättar John, var en kund som förberett 300 betalningar till en leverantör, där systemet vid ett tidigare tillfälle uppmanat kollegorna att uppdatera leverantörens mottagarkonto till ett nytt i leverantörsregistret. Gironumret visade sig vara felaktigt uppdaterat, och den första betalningen av 300, på ett totalt värde om två miljoner var plötsligt på väg till helt fel mottagare. Här såg tjänsten att gironummer inte hör samman med organisationsnumret, och larmade.
Jag är säker på att den som tagit emot 300 betalningar inte hade varit jätteglad. Att hantera förloppet att återföra pengarna hade tagit både tid och energi, och sådana händelser skapar badwill hos de företag som drabbas. Dels ska medarbetare som redan har många arbetsuppgifter spåra felbetalningarna, dels ska de återföras och sedan kontrolleras. Det är många arbetstimmar som går åt då sådana fel uppstår, och fel blir det.
– Även om man är ett litet företag så finns det alltid förbättringspotential och effektivitetsvinster man kan göra. Olyckan kan vara framme hur få och små transaktioner man än genomför, avslutar John Andersson.
Leverantörsreskontrans sex vanligaste misstag:
- 11 dubbelbetalningar per år genomförs-
- 3 betalningar per företag och år genomförs till bluffbolag som finns registrerade på Svensk Handels Varningslista.
- 15 betalningar per år skickas till ett gironummer som inte längre är aktivt.
- 23 betalningar per år går till företag med allvarliga skulder hos Kronofogden.
- Antalet VD-bedrägerier har ökar explosionsartat. Det innebär att någon utger sig för att vara bolagets VD via mail för att sedan kräva en brådskande utbetalning.
- Fakturor som kommer från leverantörer där någon i organisationens är aktiv, kan tyda på en olovlig bisyssla och kan vara ett tecken på internt bedrägeri.