Här är bluffmetoderna du ska se upp för! Vi lever i en tid då rutinerna på ekonomiavdelningen sätts på prov på allvar. Manuella, informella processer utmanas när avståndet mellan kollegor förändras och blir större. Spontana kontrollfrågor som annars är enkla att ställa, blir plötsligt svåra att få svar på i vår nya digitala vardag.
Sommar och vinteruppehåll är hög säsong för bedrägerier mot företag. Ordinarie personal finns inte på plats, och med dem inte heller erfarenheten och magkänslan om hur krav och önskemål från leverantörer och kollegor brukar hanteras. Det är vid de avvikande tillfällena, oavsett om det är planerade semestrar eller nödlägen, som de ökade riskerna för bedrägerier dyker upp.
I spåren av Covid-19 väntar bedragarna. Väl medvetna om hur företagen hamnat ur balans, redo att omsätta den rädsla och osäkerhet som infunnit sig - till pengar. Personalen på ekonomiavdelningen luras, och knepen blir allt svårare att identifiera...
Var uppmärksam på detta:
CEO-Fraud
Bedragare utger sig för att vara företagets VD eller högre chef med inköpsrätt. Den vanligaste formen av kontakt sker via e-post, där ett meddelande uppmanar någon på ekonomiavdelningen att göra en manuell och brådskande utbetalning på grund av den rådande situationen. Beloppet kan variera beroende på strategi, ibland från en mindre summa, till typfallet som kan vara så mycket som 400.000 kronor.
Hjälpfond
Det finns tillfällen då bedragare skickar en faktura där betalningen påstås skänkas till en fond eller hjälporganisation. Betalningen går istället till en ideell förening, med nära kopplingar till registrerade blufföretag. Tillvägagångssättet kan vara en uppmaning från något som ser ut att vara en befintlig leverantör, som vill skänka betalningen som fakturan avser vidare till ett annat konto. För att skydda dig är det viktigt att du är uppmärksam och agerar direkt om en befintlig leverantör plötsligt ändrar sitt mottagarkonto för betalning.
Interna bedrägerier
Många bedrägerier sker av extern part, utanför företaget. Men nya situationer och arbetssätt skapa möjligheter där det är tillfället som gör tjuven. Interna bedrägerier kan exempelvis handla om utbetalningar eller varor som medvetet eller felaktigt beställts av en anställd för eget bruk. En annan vanlig typ av internt bedrägeri är att som anställd använda sig av personer inom sin privata krets som leverantör av tjänster eller produkter. Ofta är det den stora mängden av möjliga beställare i ett bolag, med oklara rättigheter för inköp, som gör det så enkelt att genomföra dessa bedrägerier.
Bankkonto-bluff
Kontrollera i vilken utsträckning utbetalningar genomförs till bankkonton. Bankkonton skyddas i enlighet med bankkonto-sekretessen, vilket gör bedrägerier till bankkonton mycket svåra att upptäcka. Retroaktivt är det problematiskt, för när betalningen är genomförd, är pengarna så gott som omöjliga att spåra.
Sammanfattningsvis, några tips:
- Se över de rutiner och processer som gäller för att bedöma och hantera affärskritiska risker.
- Skapa en strängare kontroll av leverantörer som utgör en betydande risk.
- Begränsa vilka som har inköps-rättigheter. Säkerställ att dessa vet hur organisationen definierar sina krav på vad en leverantör ska uppfylla, och använd ett och samma verktyg genom hela organisationen för att säkerställa kraven.
- Inför en specifik rutin för ledningsgruppens betalnings attester.
- Använd intelligent teknologi för att kontroll betalningar och leverantörer, och agera så fort en signal skickas om att något inte står rätt till.
- Gör en registranalys av leverantörsregistret, och arbeta aktivt med att säkerställa att uppgifter är korrekta och uppdaterade.
- Gör en förtroendeanalys av anställda! Många anställda är aktiva i andra bolag, trots att de inte inte alltid har meddelats, vid tillfällen hos en leverantör eller hos en direkt konkurrerande till verksamheten.