Kan du läsa en kreditupplysning för att bedöma om ett företag är okay att göra affärer med? Vilka signaler krävs i din organisation för att upplysningen ska hämtas? Vad spelar magkänslan för roll och vilka interna processer finns när det kommer till att kontrollera en ny affärsrelation med hjälp av en kreditupplysning?
Så många som 6 av 10 på en ekonomiavdelning känner en osäkerhet när det kommer till att tolka en kreditupplysning i syfte att bedöma en leverantör. Och ställer du frågan utanför ekonomiavdelningen ökar såklart osäkerheten.
Ett större svenskt företag lägger upp i snitt 50 nya leverantörer i månaden i sitt leverantörsregister. Att utföra de kontroller som krävs för att med säkerhet veta att leverantören anses vara en okay leverantör, tar extremt mycket tid. Dessutom ställer det krav på dig som tar upplysningen.
Har leverantören en revisor som är ökänd sedan tidigare, eller kanske finns på en ökänd adress? Finns allvarliga notiser i årsredovisning, eller saknas F-skatt trots att leverantören uppenbart utför tjänster? Detta tillsammans med uppenbara riskfaktorer såsom skulder och betalningsanmärkningar, eller att leverantören blivit registrerat som bluffbolag, är viktiga parametrar att känna till om din leverantör.
Spara tid
Om du enligt konstens alla regler ska göra dessa kontroller manuellt och på egen hand, utan rätt verktyg på plats, behöver du ha tid på dig. Ungefär 18 minuter per gång, och alltså ungefär 2 arbetsdagar i månaden om du lägger upp 50 nya leverantörer i snitt. Att ta bort icke värdeskapande processer är av prioritet för så gott som alla ekonomiavdelningar. Här finns alltså mycket tid och pengar att spara.
Förenkla kontrollen
Våra erfarenheter säger att nästan 90% av alla anställda i en organisation har möjlighet att göra inköp. Det innebär såklart uppenbara risker kopplade till interna bedrägerier, men också en problematik i att korrekt bedöma vilka leverantörer organisationen använder sig av, när inte alla har möjlighet att kontrollera en ny potentiell leverantör.
Att undvika kontrollen kan också bli en dyr historia, som kan påverka såväl varumärke som förlängda projekttider.
Fyra tips till dig på ekonomiavdelningen
1. Alla anställda bör ha möjlighet att på ett enkelt sätt kunna kontrollera en ny leverantör före inköp.
2. Säkerställ att samma rutiner används i organisationen, och att nytillkomna leverantörer bedöms på samma sätt.
3. Bevaka affärsrelationer. Informationen från en kreditupplysning är en färskvara.
4. Titta bortom betalförmåga och skulder. Leverantörsrisker finns även utanför balans och resultaträkningen.