På Inyett har vi förmånen att analysera över 50 miljoner transaktioner, från över 700 företag och organisationer runtom i Sverige varje år. Det ger oss möjligheten att se risker, mönster och trender som du som arbetar med ekonomi, inköp, redovisning eller bolagsstyrning bör känna till.
Externa risker, som bedrägerier och uppvaktningar från blufföretag får ofta välförtjänt uppmärksamhet i de kanaler vi konsumerar nyheter på. Det som sällan uppmärksammas, är de mer vardagliga felaktigheter och misstag som är så lätta för oss som människor att genomföra.
Att genomföra en betalning två gånger av misstag, en dubbelbetalning, är ett av de mest vanliga misstagen du som är ansvarig för leverantörsbetalningar kan råka ut för. Och det händer ofta, nästan 1 gång i månaden i snitt enligt insikterna från vår smarta data.
För att minska risken krävs inte bara ett extremt bra verktyg för att uppmärksamma dubbletter (Vi tänker såklart på oss). Det krävs också insikter om hur det går till när en dubbelbetalning passerar. Här kommer de 6 vanligaste anledningarna…
Samma leverantör, upplagd flera gånger
Som du redan vet är det långt ifrån ovanligt att samma leverantör finns upplagd flera gånger i ditt leverantörsregister. En faktura med samma fakturanummer, men som genomförs till två olika poster i ditt leverantörsregister, betraktas som en unik betalning av ditt ekonomisystem. Vips så har du betalat samma faktura två gånger.
Factoringbolag
En leverantör som du gjort affärer med tidigare, börjar helt plötsligt använda ett factoringbolag för att hantera sin egen fakturering. Ovetandes om bytet av betalningsmottagare genomför du betalningen till leverantörens förvalda gironummer, precis som alltid. Kort därefter kommer en påminnelsefaktura från leverantörens factoringbolag, som också betalas.
Flera från-giron
Att genomföra betalningar från flera olika från-giron inom organisationen, ökar risken för att samma faktura, eller en påminnelsefaktura, betalas av två olika bolag inom koncernen. En faktura som ankommer till koncernens dotterbolag, kan dyka upp som en påminnelse eller ny faktura inom en annan del av koncernen, och betalas även där.
E-faktura / pappersfaktura
Din leverantör byter distributionssätt för sina fakturor. Av misstag skickas en pappersfaktura och en e-faktura till dig, båda med olika fakturanummer. Du betalar fakturorna
Lägg till en punkt i faktura- eller OCR-numret.
Tro det eller ej, men det händer att kollegor medvetet lurar ekonomisystemet för att tvingar igenom en betalning. Genom att addera något så enkelt som en punkt till faktura- eller OCR-numret, behandlar ekonomisystemet betalningen som unik, och en dubbelbetalning är ett faktum.
Feltolkad faktura
Fakturor som scannas automatiskt riskerar ibland att bli feltolkade vid det känsliga inscanningstillfället. Fakturanummer, OCR- eller ordernummer tolkas olika och om fakturan av någon anledning importeras på nytt till ekonomisystemet, är risken stor att fakturan tolkas annorlunda.