For å bekjempe økonomisk kriminalitet og beskytte bedrifter har svenske Økokrim utviklet en omfattende sjekkliste du trenger å gå gjennom. Denne listen, som dekker alt fra grunnleggende krav til komplekse økonomiske og juridiske aspekter, er i teorien et utmerket verktøy. Men la oss være ærlige: å forvente at noen på økonomiavdelingen manuelt skal kontrollere hvert eneste punkt i denne listen ved hver betaling, er i praksis en umulig oppgave.
"Vi stolte på personen, men sjekket ikke om selskapet var registrert hos Brønnøysundregistrene. Det endte med en feilutbetaling på 240 000 kroner, en mediestorm og tre ukers krisehåndtering." - Alavon Entreprenør AS
5 utfordringer med å kontrollere betalinger manuelt:
- Tidkrevende: Å manuelt søke og verifisere informasjon fra en rekke forskjellige kilder ved hver betaling tar urimelig lang tid.
- Kompleksitet: Å tolke og vurdere informasjon fra ulike registre og databaser krever spesialistkunnskap og gjør det lett å overse viktige detaljer.
- Menneskelige feil: I en stressende arbeidssituasjon øker risikoen for slurv og feilvurderinger.
- Oppdatert informasjon: Bedriftsinformasjon og risikofaktorer kan endres raskt, noe som gjør en manuell engangskontroll utilstrekkelig.
- Omfanget: Listens lengde og detaljrikdom gjør det vanskelig å opprettholde fokus og nøyaktighet ved hver transaksjon.
Løsningen: Automatisk trygghet med Visma Autopay Detect
Mange økonomer vitner om at manuelle kontroller er overveldende. Det kreves systemstøtte, helst i de systemene de allerede bruker. Dette var grunnen til at Visma Autopay Detect ble utviklet. Denne tjenesten er designet for å automatisk kontrollere betalingsmottakere, transaksjoner og personene bak selskapet ved hver betaling. I stedet for å stole på manuelle prosesser som er tidkrevende og risikable, får økonomiavdelingen en rask indikasjon – et "OK" hvis alt ser bra ut, eller en tydelig advarsel om det er avvik eller potensielle risikoer.
Slik hjelper Visma Autopay Detect deg:
- Forhindrer svindel: Ved å verifisere betalingsmottakeren i sanntid reduseres risikoen for at penger havner i feil hender.
- Stopper kostbare feil: Systemet oppdager ikke bare tvilsomme mottakere, men også feilaktige beløp, dobbeltbetalinger og svindelforetak.
- Gir effektiv regeloverholdelse: Autopay Detect sikrer at virksomheter opererer innenfor rammene av deres retningslinjer og policyer.
- Data fra mange kilder på ett sted: Informasjonen fra over 17 forskjellige kilder samles og analyseres automatisk, noe som gir et helhetsbilde av betalingen.
Ta steget mot en tryggere betalingsprosess
Å stole på manuelle kontroller for å følge svenske Økokrims omfattende sjekkliste er ikke lenger et bærekraftig alternativ. For å beskytte din bedrift effektivt mot svindel og kostbare feil, trenger du systemer som Visma Autopay Detect. Ved å automatisere viktige kontroller sikrer du at hver betaling havner i trygge og riktige hender, noe som skaper et tryggere arbeidsmiljø, reduserer stress og øker effektiviteten. La systemet ta hånd om oppgaven med å kontrollere betalingen, betalingsmottakeren og personene bak selskapene.
