Felaktiga leverantörsbetalningar kostar massvis varje år

Visste du att kostnaden för felaktiga leverantörsbetalningar ligger i snitt på över 100 000 kronor per år för ett svenskt bolag? Samtidigt går det åt värdefull tid att korrigera fel – närmare bestämt cirka 25 dagar per bolag. Det visar en undersökning från fintech-företaget Inyett, som varje år läser av 60 miljoner transaktioner. Här berättar vi om de vanligaste och mest kostsamma felen vid leverantörsbetalningar - och hur vi kan undvika dem.

Här har vi listat några av de risker som alla företag bör titta närmre på:

1. Bluffbolag
Mer än tre miljarder kronor hamnar i händerna på bluffbolag varje år, och många företag vet inte om att de har betalat en bluffaktura. Det kan exempelvis handla om ett påhittat bolag som skickar ut fakturor på måfå.

– Får du till exempel en faktura där det står ”leverans av kaffe” och ett belopp på 2 000 kronor är det inte alltid du orkar kolla om fakturan stämmer, speciellt inte om du har ytterligare 50 fakturor att kolla igenom den dagen. De allra flesta har inte heller möjlighet att manuellt gå igenom Svensk Handels varningslista varje gång det är dags att betala en faktura, säger Magnus Månsson, VD på Inyett.*

2. Avvikande betalmönster
Hela idén till Inyetts automatiserade lösning, som varnar för misstag, risker och bedrägerier kopplade till leverantörsbetalningar, föddes efter att en kommunanställd fört över 398 000 kronor istället för 3 980 kronor till en kvinnas konto. Kvinnan hann spendera skattepengarna innan felet upptäcktes och domstolen fastslog att hon inte behövde betala tillbaka dem.

– I det fallet handlade det om ett handhavandefel, men ett avvikande betalmönster kan exempelvis också vara tecken på avtalsbrott, där leverantören debiterat mer än vad som varit normalt eller överenskommet sedan tidigare, berättar Magnus*.

3. Betalningar till leverantörer som saknar F-skatt
Om du betalar en faktura på 100 000 kronor där det står att leverantören har F-skatt, men så inte är fallet, kommer du att ha betalat 30 procent för mycket. Vid en eventuell skatterevision kan du som beställare bli skyldig att betala de uteblivna sociala avgifterna till Skatteverket. Det skulle betyda att du totalt behöver betala 130 000 kronor istället för det korrekta beloppet 70 000 kronor. Inyetts undersökning visar att ungefär 6,3 procent av en organisations leverantörsbetalningar görs till företag som saknar F-skatt.

– Det kan då handla om en leverantör som tidigare har haft F-skatt men som blivit av med den, vilket är helt omöjligt för dig att ta reda på det om du inte sitter och knappar in varje enskild mottagare.

– Vår tjänst kan däremot utföra den kontrollen i realtid. Den flaggar inte bara vid bedrägerier, avvikande betalmönster och avsaknad F-skatt, utan också om en leverantör har försatts i konkurs eller om gironumret inte stämmer. Vi har skapat en avancerad tjänst som samtidigt är väldigt enkel att använda, avslutar Magnus*.