For many, summer is a time for relaxation and vacation, but it is also a period when the risk of fraud against businesses significantly increases. Fraudsters are aware of this and take advantage of the situation by trying to exploit it. Summer can be a stressful time for those left in the office, with fewer employees and often less experience in handling unusual situations. Here, we offer advice and support so you can effectively protect your business.
Semestertider innebär ofta en förändring i arbetsdynamiken inom företag. Många företag använder sig av tillfälliga ersättare för de som är på semester, vilka kanske inte är fullt informerade om företagets rutiner och de risker som finns associerade med bedrägerier. Bedragare använder ofta sofistikerade tekniker för att utnyttja detta.
Ett vanligt tillvägagångssätt är att utge sig för att vara en bekant leverantör som hävdar att de har uppdaterat sina bankuppgifter. De kan skicka väldesignade falska fakturor eller betalningsförfrågningar som vid en första anblick ser legitima ut. Dessa förfrågningar kan vara särskilt övertygande om de verkar komma från högre upp i företagets hierarki, exempelvis i form av ett brådskande e-postmeddelande som påstås vara skickat av företagets VD eller en annan hög chef. Dessutom kan bedragare utnyttja den lägre aktiviteten under sommaren för att genomföra mer tidskrävande bedrägerier, såsom att infiltrera företagets nätverk eller bygga upp falska konton som kan användas för mer invecklade bedrägerier i framtiden. Dessa attacker kan vara svåra att upptäcka omedelbart, särskilt när fokus kanske ligger på andra, mer omedelbara uppgifter.
Det är därför av yttersta vikt att säkerhetsrutinerna hålls på en hög nivå även under sommaren. Att kontinuerligt uppdatera och påminna personalen om viktiga säkerhetsprotokoll, samt att se till att alla, även tillfälliga ersättare, är fullständigt uppdaterade om företagets rutiner och de senaste metoderna som bedragare använder, är essentiellt för att skydda företagets tillgångar och integritet.
Enhanced verification: Implement a policy where all new information about payment recipients or changed details must be approved by at least two trusted employees. This provides an additional level of security and reduces the risk of errors.
Always double-check information: Ensure your staff always checks and verifies information before payments are approved. This is particularly important if there are new suppliers or unusually large amounts involved.
Regular communication: Conduct regular meetings with your staff, including those who work remotely. Inform them about the latest security updates and remind them of the importance of being vigilant.
Training and support: Ensure that all key personnel receive ongoing training on the latest fraud methods and the best prevention strategies. Offer support and resources so they can act quickly and effectively in suspicious events.
Use technical tools: Ensure your business uses reliable tools and services that can help identify and stop attempts at fraud. Tools that scrutinize and monitor supplier payments can often be integrated directly with their existing workflows for a smoother security overview.
With the summer's challenges in mind, it's important not just to be aware of the risks but also to be proactive in protecting your business. We at Visma/Inyett are committed to providing you with the tools and knowledge you need to stand strong against fraud. By implementing these strategies and utilizing advanced technical solutions, you can create a safer working environment and help prevent risks associated with the summer period.