Kontrollera leverantören, inte factoringföretaget!

Factoringföretag kan innebära stora problem för dig som ansvarar för organisationens leverantörer och leverantörsbetalningar. När en ny leverantör ska läggas upp, eller när en befintlig leverantör aviserar om att ett nytt kontonummer ska användas, så är det svårt att göra skillnad på om kontonumret som anges faktiskt tillhör leverantören, eller är förknippat med ett annat företag, factoringföretaget. 

Vi ser att sättet att hantera factoringföretag inom olika ekonomisystem varierar mellan olika organisationer. Varje system och organisation har sin egen metod. När en leverantör väljer att använda ett factoringföretag för betalningar så uppstår en risk: det finns en möjlighet att granskning av den faktiska leverantörens uppgifter uteblir och att kontrollen istället endast fokuserar på factoringföretagets uppgifter Detta kan leda till att kontroller för att säkerställa att leverantören är rätt registrerad för f-skatt och inte är inblandad i någon form av bluffverksamhet, inte genomförs korrekt. Det kan också innebära att man missar att upptäcka om leverantören befinner sig i en ekonomiskt instabil situation eller har kopplingar till personer ni inte vill eller får göra affärer med. 

Så får du kontroll på leverantören bakom factoringföretaget

Vid betalning - inkludera organisationsnummer

ISO-standarden för betalfiler (ISO20022) gör det lätt att skicka med organisationsnummer vid betalning. Med hjälp av ett eget fält på transaktionen i filen, kan organisationsnumret till leverantören anges, vilket gör det möjligt att kontrollera företagsinformation såsom f-skatt, momsregistrering och registrerad arbetsgivare för den faktiska leverantören ni arbetar med. För leverantörer som exempelvis nyttjar factoringbolag, så kommer därmed en kontroll av den faktiska leverantören att genomföras, istället för företaget som är förknippat med kontonumret.

Ladda upp ditt leverantörsregister

Om det finns tekniska begränsningar att skicka med organisationsnummer för leverantören vid varje betalning, så finns möjligheten att ladda upp hela ditt leverantörsregister. Med ditt leverantörsregister uppladdat, genomförs kontroller på organisationsnumren angivna i leverantörsregistret och risken för felaktiga kontroller elimineras.

Ogiltiga leverantörer i leverantörsregisteret!

När du gör en ‘Registeranalys’ identifieras risker, misstag och felaktigheter i ditt registret. Analysen uppmärksammar också hur många företag som inte kunde kontrolleras. Ogiltiga eller felaktiga uppgifter förknippade med organisationsnumret i registret innebär en stor risk, och är viktiga att adressera för god intern kontroll. Det kan handla om att felaktiga siffror angivits vid upplägg, eller att siffror bytt plats i organisationsnumret. Fel som snabbt måste identifieras och korrigeras för att säkerställa att leverantörsregistret är uppdaterat och korrekt.

På Inyett förstår vi vikten av att ha en tydlig och säker process för att hantera dessa situationer. Vi arbetar för att göra det enklare och tryggare för er att identifiera och hantera dessa risker, genom att erbjuda lösningar som säkerställer en noggrann och korrekt granskning av era leverantörer, oavsett om de använder factoringbolag eller inte. På så sätt bidrar vi till att skapa en säkrare och mer tillförlitlig arbetsmiljö för alla inblandade i betalningsprocessen.