Tankar från Rade Kocovski, nuvarande VD på Inyett och tidigare CFO inom Visma, i vår bloggserie "I huvudet på en CFO"
För många ekonomichefer kan ansvaret för att hantera företagets ekonomiska hälsa vara en riktigt utmanande roll. Från att ha koll på budgetar och investeringar till att säkerställa att alla processer följs, krävs det ett skarpt öga för detaljer och en strategisk tankegång för att få företaget att blomstra. Men om det är något inom finansvärlden som verkligen kan få pulsen att stiga, så är det hanteringen av betalningar. Vad är det egentligen som snurrar i huvudet på en CFO?
Under mina 17 år inom finansbranschen, där jag även hade rollen som CFO, har jag godkänt och skickat iväg en hel del betalfiler. Ofta när jag har tryckt på betalknappen, oavsett vilket affärssystem jag använde, har jag känt en liten nervositet i magen. Som CFO har vi alltid haft höga krav på oss själva och våra team. Vi följer tydliga rutiner, har genomtänkta processer och använder smarta verktyg. Ändå kan man inte låta bli att undra – tänk om det ändå skulle gå fel?
Tänk om vi råkar skicka pengarna till fel konto hos leverantören?
Tänk om vi redan har sett den fakturan förut?
Tänk om vi har råkat godkänna en bluffaktura?
Tänk om vårt system inte alltid tolkar valutor och belopp korrekt?
Efter att ha haft dessa tankar har jag försökt att lugna mig själv genom att noggrant granska alla våra processer. Vi har en väletablerad rutin för attestering och vårt system är utrustat med inbyggda kontroller. Vi har alltid varit noggranna och "det händer inte oss". Men ändå, tänk om?
8 miljoner blev 80 miljoner
Man vill inte vara den som trycker på den där knappen och råkar skicka iväg en stor felbetalning, det räcker att det händer en gång av alla tusentals gånger. Helt plötsligt händer det som inte får och ska hända.
Jag trycker på knappen och skickar iväg en betalfil på 80 miljoner istället för 8 miljoner på grund av ett fel i inläsningen i systemet. Det som räddade oss denna gången var täckningen på kontot, så betalfilen studsade tillbaka. Turen var på vår sida, denna gången. Precis som jag inledde med så är jag en perfektionist med höga krav. Det visar sig som en röd tråd i våra processer och varje fel tar jag personligen.
Sammanfattningsvis, som CFO med många års erfarenhet förstår jag rädslan för att göra ett misstag när det gäller att hantera betalningar. De potentiella konsekvenserna kan vara förödande, både för företaget men även för dig som medarbetare. Nyligen uppdaterade vi vår betalkontroll, med flera varningar, ytterligare källor och större säkerhet så att du kan förhindra fel i dina utgående betalningar.
